Conservación de Documentos

Conservación de Documentos

En las entidades se hacen los análisis de las necesidades que ellos tienen a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos de gestión, el archivo central y el archivo histórico, sobre la conservación de los documentos en sus diferentes soportes, SI sabe cómo hacer el diagnostico, la entidad a partir del diagnostico se diseña el sistema integrado de conservación en el cual podemos definir que es el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.

¿Se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos?

Si la entidad lo hace;

La entidad debe hacer una debida señalización y adecuación de estas áreas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la unidad de correspondencia, los archivos central e histórico.

Si la entidad No lo hace;


La entidad debe ir al sistema integrado de conservación en el anexo 12, mirar el problema que se tiene e implementar el uso de mobiliarios y unidades de conservación acordes con la cantidad, formato, técnica y uso de los documentos del ciclo vital.

¿Se cuenta con equipo mobiliario?

Si la entidad lo hace;

cada dependencia debe organizar y distribuir el equipo y el mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al archivo de gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el archivo central e histórico.

Si la entidad No lo hace;

La entidad suministra el equipo mobiliario decuado, de acuerdo con lo expuesto en el sistema integrado de conservación, también se debe tener en cuenta la capacidad del almacenamiento, donde se debe tener en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de la documentación, la distribución en las que las áreas son muy importantes ya que deben contar con control de plagas y además deben ser con ambientes de depósito.

¿Se cuenta con unidades de conservación?

Si la entidad lo hace;


La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos y los soportes.

Si la entidad No lo hace;

La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas en el sistema integrado de conservación, como lo son los aspectos estructurales, la capacidad del almacenamiento, la distribución y la ubicación.

¿Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de documentos?

Si la entidad lo hace;

La entidad aplica el sistema integrado de conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos.

Si la entidad No lo hace;


Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: La conservación de los documentos se deben hacer en locales especialmente adecuados, amparados de desastres naturales o accidentes, de robos o usos indebidos, de campos magnéticos o de diferencias térmicas o hidrométricas excesivas.