viernes, 18 de julio de 2008

Disposicion Final

Disposición Final de los Documentos.

Cada dependencia de la entidad con el comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y las subseries documentales con base a la tabla de retención documental y/o tabla de valoración documental.

Eliminación en el Archivo de Gestión:

Si la entidad lo hace;

Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos. La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.

Si la entidad No lo hace;

El procedimiento a realizar es hacer la respectiva transferencia del archivo de gestión al archivo central.

Microfilm y/o digitalización de documentos.

Si la entidad lo hace;
El archivo central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización en los términos establecidos en las TRD y/o TVD o para los casos requeridos.

Toca entrar a hacer un diagnóstico para ver que documentos requieren de reparaciones; según el tipo de deterioro también referente a esto se aplica la técnica adecuada.

Microfilm Ventajas:

- Durabilidad.
- Tecnologías estables.
- Versatilidad: puede manejar diferente tipo de documentación con excelente reproducción.
Desventajas:
- Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico.
- Lentitud en la búsqueda.
- Consulta única.

Digitalización Ventajas:

- Velocidad y facilidad de consulta.
- Distribución en red.
- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
- Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.
Desventajas:
- Conservación.
- El personal ya que tiene que ser altamente calificado.
- Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
- Accesibilidad: el cambio de formato de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuente con las mismas herramientas usadas al ingreso.

Si la entidad No lo hace;

El archivo central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD y/o TVD para las series y subseries.
Documentos a eliminar en el archivo central.
Si la entidad lo hace;

Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos. La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.
Si la entidad No lo hace;

El archivo central hace la revisión de las series y subseries.

Selección Documental.

Si la entidad lo hace;

Se realiza la valoración correspondiente en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la entidad.

Para la selección hay 4 de ellas 2 de tipo cualitativo y 2 de tipo cuantitativo.

Tipo Cualitativo:

- Toma ejemplar al azar.
- Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando valor especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poca objetiva y proporciona una visión sesgada de la serie.

Tipo Cuantitativo:
- Muestreos sistemáticos: la guía es cronológica, es decir, guardar ciertos años, eliminar otras.
- Muestreo aleatorio: toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie en este caso se aplica una formula estadística.

Si la entidad No lo hace;
El archivo centra realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al archivo histórico.

Este se aplica a todos los documentos que tienen un valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y política de la entidad productora y se transforman en testimonio de su actividad y trascendencia.


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