Procesos de un Programa de Gestion de Documental

*Procesos de un PGD

Según la ley 594 de 2000 en su art. 22 procesos archivísticos nos dice que el proceso de un PGD esta basado en el ciclo vital del documento en el cual cabe destacar que encontramos los siguientes conceptos:

1. producción documental.
2. recepción de documentos.
3. distribución de documentos.
4. trámite de documentos.
5. organización de documentos.
6. consulta de documentos.
7. conservación de documentos.
8. disposición final de documentos.

Todo este proceso se lleva a cabo en el ciclo vital de los documentos es decir; archivo de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.

1. Producción documental.

Generación de un soporte físico de una entidad en cumplimiento de sus funciones.

Marco normativo:

Regido por la importancia o validez que puede llegar a tener un documento; allí encontramos el uso de los tipos de bolígrafos, de firmas, de tinta, de formatos, equipos y útiles de oficina entre otros.

Actividades: allí podemos ver que cada entidad puede escoger o crear (según el tipo de actividad) los formatos que mas se adapten a su tipo de función o actividad interna. Y todo esto se debe estar bajo unos parámetros establecidos por un manual en los siguientes aspectos:

Creación – medio y técnica – determinación y selección de soporte documental – tamaño uso y finalidad del mismo – diplomacia o finalidad – uso de la reproducción de documentos impresos.

La normalización de la producción documental se resume en el TRD.

2. Recepción de los documentos.

Verificar y controlar para la admisión de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Marco normativo:

Nos dice sobre las comunicaciones que son de carácter de privado son inviolables, solo pueden ser interceptados o registrados por una orden judicial. La radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas entre otros.

La supresión de autenticación de documentos originales y el uso de sellos por ventanilla única.

Actividades: verificar que estén completos entre otros, y también tenemos:

- medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web, etc.
- Recibo de documentos oficiales.
- Verificación y controlación de folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibos (sello, reloj, radicador).
- Radicación de documentos.
- Registro de documentos.

3. Distribución de documentos.

Garantía que el documento llegue a su destinatario.

Marco normativo:

Sobre servicios postales y su resolución reglamentaria; uso de correo para envío de información; centro de servicio de distribución de documentos oficiales entre otros.

Actividades: es el flujo de documentos al interior y exterior de la entidad, el cual debe contar con mecanismos de verificaron, registro o control y envío de de los mismos. Encontramos 3 aspectos:

- Distribución de documentos externos.
- Distribución de documentos internos.
- Distribución de documentos enviados.

4. Tramite de documentos.

Curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa; es decir; pasaría al archivo central y perdería su valor primario.

Marco normativo:

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones a las actividades y a obtener su pronta resolución, derecho de turno; las entidades de administración pública deben facilitar la recepción en envío de documentos por medio de correo certificado. Envío y control de tramite y a numerar las comunicaciones de actos administrativos entre otros.

Actividades: en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de tramites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. En este proceso se presenta lo siguiente:

Recepción de solicitud o trámite.
Respuesta.

5. Organización de los documentos.

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

Marco normativo:

Sobre la obligatoriedad de la presentación de las TRD y sobre su aplicación. También reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Establece los lineamientos de fondos acumulados, medición de archivos y sobre las multas que podría tener un secretario sino cumple con su deber entre otros.

Actividades: comprende procesos archivísticos como:

clasificación documental: es donde identificamos y se establecen las series de cada grupo documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

- Identificación de unidades administrativas y funcionales.
- Aplicación de la tabla de retención documental y7o valoración de la dependencia.
- Conformación de series y subseries documentales.
- Identificación de los tipos documentales y de los documentos de apoyo.
- Control de en el tratamiento y organización de documentos.

ordenación documental: ubicación física de los documentos según la tabla de retención de documental.

- Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
- Conformación y apertura de los documentos.
- Determinación de los sistemas de ordenación.
- Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
- Filiación.

descripción documental: proceso de análisis de los documentos de archivo de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o investigación.

- Análisis de la información y extracción de contenidos.
- Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices.
- Actualización permanente de instrumentos.

Para la descripción archivistica según la NTC son 26 elementos divido en 7 áreas:

identificación.
contexto.
contenido y estructura.
condiciones de acceso y uso.
documentación asociada.
notas.
control de la descripción.

La organización de documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y las necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubica los documentos para su consulta transferencia o disposición final.

- elaboración de inventarios documentales.
- Organización y entrega de transferencias documentales.
- Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

6. Consulta de documentos.

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Marco normativo:






Establece que cualquier persona puede tener acceso a la información, salvo las de carácter privado. El jefe o funcionario encargado del ciclo vital del documento será el responsable de las reservas de los documentos; requisitos de consulta para el control entre otros.

Actividades: la consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, estado colombiano, etc.) para acceder a la información puede ser de forma verbal o escrita dirigida al jefe de archivo o funcionario responsable del ciclo vital del documento.

Recuperación de documentos: por medios de consulta.

formulación de la consulta:

- Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
- Determinación de competencia de la consulta.
- Condiciones de uso.
- Disponibilidad de la información. (puede ser reservada).
- Reglamento de consulta.

estrategia de búsqueda:

- disponibilidad de expedientes.
- Disponibilidad de fuentes de información.
- Establecimiento de herramientas de consulta.
- Ubicación de documentos.

respuesta a consulta:

- Atención y servicio al usuario.
- Infraestructura de servicios de archivo.
- Sistemas de registro y control de préstamo.
- Uso de testigos y formatos para el control de la devolución.
- Implementación de medios manuales o automáticos para la localización de información.

7. conservación de documentos.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Marco normativo:

Pautas para la prevención de deterioro de documentos de archivo, condiciones de edificios y locales destinados a archivo, conservación preventiva y restauración documental. Restricciones por razones de conservación y especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Clases de documentos entre otros.

Actividad: consiste en almacenar los documentos de archivo sistemáticamente en espacios y unidades de conservación apropiadas para ello debe hacerse la siguiente acción.
- Diagnostico integral.
- Sensibilización y toma de conciencia.
- Prevención y atención de desastres.
- Inspección y mantenimiento de instalaciones.
- Monitoreo y control de condiciones ambientales.
- Limpieza de áreas y documentos.
- Control de plagas.
- Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
- Almacenamiento, realmacenamiento y empaste o encuadernación (determinación de: áreas y espacios locativos, los equipos, unidades de conservación y almacenamiento).
- Apoyo a la reproducción.
- Intervención de primeros auxilios para documentos.
- Establecimientos de medidas preventivas.
- Implantación de planes de contingencia.
- Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

8. Disposición final de los documentos.

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con mira a lo dispuesto en las TRD y/o TVD.

Marco normativo:

Sobre uso de medios tecnológicos para conservación de archivos según las TRD, transferencias documentales secundarias, guarda y custodia hojas de vida. Protección del patrimonio documental y artístico entre otros.

Actividades: es donde elegimos (según las TRD y/o TVD) eliminar o conservar los documentos.

La conservación total:

Son aplicables a los que tienen un valor permanente:

- Recepción de transferencias secundarias.
- Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
- Conservación y preservación de los documentos.

Eliminación de documentos:

Son aplicables a la disposición final de las TRD y/o TVD para aquellos que han perdido su valor primario y secundario, sin la necesidad de conservarlos en otro soporte.

- Aplicaron de lo estipulado en las TRD y/o TVD.
- Valoración avalada por el comité de archivo.
- Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

selección documental:

Escoger una muestra de carácter representativo, para su conservación permanente según las TRD y/o TVD.

- Aplicación de método elegido.
- Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

Técnicas:

Microfilmación: permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

- Determinación de metodología y plan de trabajo.
- Fines o utilización de la técnica.
- Control de calidad de todo el proceso.

Digitalización: permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra que solo puede ser leída o interpretada por computador.

- Determinación de la metodología por computadora.
- Definición de calidad según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
- Control de calidad de todo el proceso.

Las unidades de correspondencia como parte integral de un PGD:

En el acuerdo AGN 060 de 2001 nos dice que cada entidad debe tener implementada esta parte en un PGD, y esto nos sirve para las comunicaciones internas y externas y según la estructura orgánico-funcional de la entidad debe tener implementada una tecnología para que este tipo de función se haga de una manera rápida y veraz.

Los procesos de unidad de correspondencia que desarrolla un PGD son:

- Recepción.
- Distribución.
- Tramite.
- Conservación.
- Consulta de documentos.

*Formación de archivos según el ciclo vital del documento

Según la ley 594 de 2000 en su art. 23 los archivos son clasificados en archivos de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.

Archivo de gestión:

Son documentos que tienen un uso continuo en forma de consulta administrativa u otro. Su trámite es para realizar respuesta o solución a asuntos iniciados. En este tipo de archivo se realizan todos los procesos de un PGD.

Archivo central:

En este se agrupan los documentos transferidos por el archivo de gestion de cada dependencia, su consulta no es tan frecuente pero siguen con vigencia. Los procesos de un PGD que hace en desarrollo de sus actividades son:

- organización.
- consulta.
- conservación.
- disposición final de documentos.

Archivo histórico o permanente:

En este se transfieren desde el archivo central los documentos que deben ser conservados por su importancia histórica o cultural. Los procesos de un PGD que hace en desarrollo de sus actividades son:

- organización.
- consulta.
- Conservación.
- Disposición final de documento.