viernes, 18 de julio de 2008

Disposicion Final

Disposición Final de los Documentos.

Cada dependencia de la entidad con el comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y las subseries documentales con base a la tabla de retención documental y/o tabla de valoración documental.

Eliminación en el Archivo de Gestión:

Si la entidad lo hace;

Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos. La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.

Si la entidad No lo hace;

El procedimiento a realizar es hacer la respectiva transferencia del archivo de gestión al archivo central.

Microfilm y/o digitalización de documentos.

Si la entidad lo hace;
El archivo central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización en los términos establecidos en las TRD y/o TVD o para los casos requeridos.

Toca entrar a hacer un diagnóstico para ver que documentos requieren de reparaciones; según el tipo de deterioro también referente a esto se aplica la técnica adecuada.

Microfilm Ventajas:

- Durabilidad.
- Tecnologías estables.
- Versatilidad: puede manejar diferente tipo de documentación con excelente reproducción.
Desventajas:
- Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico.
- Lentitud en la búsqueda.
- Consulta única.

Digitalización Ventajas:

- Velocidad y facilidad de consulta.
- Distribución en red.
- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
- Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.
Desventajas:
- Conservación.
- El personal ya que tiene que ser altamente calificado.
- Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
- Accesibilidad: el cambio de formato de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuente con las mismas herramientas usadas al ingreso.

Si la entidad No lo hace;

El archivo central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD y/o TVD para las series y subseries.
Documentos a eliminar en el archivo central.
Si la entidad lo hace;

Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos. La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.
Si la entidad No lo hace;

El archivo central hace la revisión de las series y subseries.

Selección Documental.

Si la entidad lo hace;

Se realiza la valoración correspondiente en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la entidad.

Para la selección hay 4 de ellas 2 de tipo cualitativo y 2 de tipo cuantitativo.

Tipo Cualitativo:

- Toma ejemplar al azar.
- Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando valor especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poca objetiva y proporciona una visión sesgada de la serie.

Tipo Cuantitativo:
- Muestreos sistemáticos: la guía es cronológica, es decir, guardar ciertos años, eliminar otras.
- Muestreo aleatorio: toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie en este caso se aplica una formula estadística.

Si la entidad No lo hace;
El archivo centra realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al archivo histórico.

Este se aplica a todos los documentos que tienen un valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y política de la entidad productora y se transforman en testimonio de su actividad y trascendencia.


miércoles, 16 de julio de 2008

Conservación de Documentos

Conservación de Documentos

En las entidades se hacen los análisis de las necesidades que ellos tienen a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos de gestión, el archivo central y el archivo histórico, sobre la conservación de los documentos en sus diferentes soportes, SI sabe cómo hacer el diagnostico, la entidad a partir del diagnostico se diseña el sistema integrado de conservación en el cual podemos definir que es el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.


¿Se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos?

Si la entidad lo hace;


La entidad debe hacer una debida señalización y adecuación de estas áreas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la unidad de correspondencia, los archivos central e histórico.

Si la entidad No lo hace;



La entidad debe ir al sistema integrado de conservación en el anexo 12, mirar el problema que se tiene e implementar el uso de mobiliarios y unidades de conservación acordes con la cantidad, formato, técnica y uso de los documentos del ciclo vital.

¿Se cuenta con equipo mobiliario?

Si la entidad lo hace;


cada dependencia debe organizar y distribuir el equipo y el mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al archivo de gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el archivo central e histórico.

Si la entidad No lo hace;


La entidad suministra el equipo mobiliario decuado, de acuerdo con lo expuesto en el sistema integrado de conservación, también se debe tener en cuenta la capacidad del almacenamiento, donde se debe tener en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de la documentación, la distribución en las que las áreas son muy importantes ya que deben contar con control de plagas y además deben ser con ambientes de depósito.

¿Se cuenta con unidades de conservación?

Si la entidad lo hace;



La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos y los soportes.

Si la entidad No lo hace;


La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas en el sistema integrado de conservación, como lo son los aspectos estructurales, la capacidad del almacenamiento, la distribución y la ubicación.

¿Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de documentos?

Si la entidad lo hace;


La entidad aplica el sistema integrado de conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos.

Si la entidad No lo hace;



Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: La conservación de los documentos se deben hacer en locales especialmente adecuados, amparados de desastres naturales o accidentes, de robos o usos indebidos, de campos magnéticos o de diferencias térmicas o hidrométricas excesivas.